ごみ箱とは
Salesforceでは、レコードを削除するとすぐにそのレコードが削除されるわけではなく、一度ごみ箱に移動されます。
またごみ箱に入っているレコードは復元することが可能なため、自分で作成したデータを他の人が誤って削除してしまった場合に再度同じデータを作成する必要がなくなります。
今回はそんなSalesforceのごみ箱について解説していきます。
ごみ箱の使い方
Salesforceのごみ箱では、上記でも一部紹介しておりますが、大きく以下3つの操作が可能です。
・レコードをごみ箱へ入れる（レコード削除）
・ごみ箱からレコードを復元する
・ごみ箱を空にする
上記の3つの操作についてそれぞれ解説していきます。
レコードをごみ箱へ入れる（レコード削除）
レコードをごみ箱に入れる方法は、レコードを削除するだけです。
① レコードを削除
②「ごみ箱」を開く
③ ごみ箱に①で削除したレコードが移動している
※ごみ箱には「私のごみ箱」と「組織のごみ箱」が用意されており、システム管理者は「組織のごみ箱」にアクセス可能で自分以外のユーザが削除したレコードも確認可能です。
ごみ箱からレコードを復元する
レコードを復元する方法は、ごみ箱で復元したいレコードを選択して復元します。
① ごみ箱で復元したいレコードを選択し、「復元」ボタンをクリック
② レコードが復元されていることを確認
※復元したレコードが他レコードと紐付いていた場合は、その紐付きも以下の通り復元されます。
レコードを復元すると、Salesforce が、一部のリレーションに関してレコードの関連付けを復元します。
・親取引先（取引先「親取引先」項目で指定）
引用：ごみ箱からのレコードの復元に関する考慮事項
・取引先と取引先責任者の間接リレーション（取引先責任者「関連取引先」関連リストまたは取引先「関連取引先責任者」関連リストで指定）
・親ケース（ケース「親ケース」項目で指定）
・翻訳ソリューションのマスターソリューション（ソリューション「マスターソリューション」項目で指定）
・取引先責任者のマネージャー（取引先責任者「上司」項目で指定）
・納入商品に関連付けられている商品（納入商品「商品」項目で指定）
・見積に関連付けられている商談（見積「商談」項目で指定）
・すべてのカスタム参照関係
・取引先およびリレーショングループのリレーショングループメンバー（一部例外あり）
・タグ
・記事のカテゴリ、公開状態、割り当て
https://help.salesforce.com/s/articleView?id=xcloud.recycle_bin_considerations.htm&type=5
ごみ箱を空にする
ごみ箱を空にする方法は、ごみ箱で「組織のごみ箱を空にする」をクリックします。
※ごみ箱からレコードを削除するとシステム管理者でもバックアップを取得していない限り、システム管理者でも復元不可となりますので、注意してください。
ごみ箱にレコードが保持される期間
レコードが削除されてからごみ箱で保存される期間はデフォルトでは「15日」で設定されております。
ただサポートに問い合わせることで保存期間を「30日」に延長することも可能ですので、延長した場合はサポートにと言わせてみてください。
「Extended Recycle Bin Retention (ごみ箱保存期間の延長)」を有効にする
この機能は、ごみ箱のデータの保存期間を15 日から 30 日に延長します。
引用：「Extended Recycle Bin Retention (ごみ箱保存期間の延長)」を有効にする
使用可能なエディション：Contact Manager、Group、Professional、Enterprise、Performance、Unlimited および Developer エディション
https://help.salesforce.com/s/articleView?id=000387160&type=1
レコードが完全に削除されることを避ける方法
上記の通り、レコードが削除されてからごみ箱で保存される期間は最大で30日となっているため、その期間を経過するとSalesforceからレコードが完全に削除されてしまいます。
そこでレコードが完全に削除されることを防ぐ方法を2つ紹介いたします。
不用意に削除権限を付与しない
全ユーザにレコードの削除権限を付与してしまうと、操作ミスにより他人のレコードを削除してしまい、そのことに長期間気付かないことでごみ箱からもレコードが消えてしまう恐れがあります。
そのため、不用意に削除権限は付与せず、システム管理者のみに削除権限を付与するなどの仕組みを検討する必要があります。
定期的にバックアップを取得する
上記にも記載いたしましたが、レコード名が類似しているなど何かしらの原因でユーザが誤ってレコードを削除してしまう可能性がありますので、月次など定期的にバックアップを取得することでレコードが完全に削除されてしまっても復元することが可能となります。
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